Konuşma, Dinleme ve Proje Yönetimi

Proje yönetiminin önemli bir kısmının iletişim yönetimi olduğunu, dolayısıyla etkili konuşma ve dinlemenin proje yönetimine çok önemli katkıları olacağını her zaman hatırlamak gerekir.

Konuşmada verilen mesajın öncelikle beden diliyle, ikinci sırada ses tonuyla ve son sırada sözlediklerinizle aktarıldığını duymuş olabilirsiniz. Beden dilinizi etkili kullanabilmek, ses tonunuza hakim olmak sözlediklerinizin etkisini ve anlamanı karşı tarafa doğru iletmeniz için çok önemlidir. Proje yöneticilerinin dikkat etmesi gereken bir diğer konuşma kuralı da ilk konuşan olmamak, hep konuşan olmamaktır. Karşınızdaki insanların görüşlerini öncelikle açıklamasına izin vermek, konuşmadan önce dinlemek hem karşınızdakinin diyaloğa dahil olmasını sağlar, hem de konuşmanızı karşınızdakinin görüşlerine göre revize etme imkanı kazanma anlamına gelir. Hep konuşan karşısındakine fırsat vermeyen insanlarla kimse konuşmak istemez, proje yöneticilerinin konuştuklarından daha fazla dinleyen konumunda olması bu açıdan önemlidir. Proje ekibinin ve paydaşlarının görüşlerini açıklamalarına imkan tanımak projelerdeki sorun ve risklerin ortaya çıkması, beklentilerin netleştirilmesi ve projenin sağlığı açısından önemlidir.

Dinlemenin ne kadar önemli olduğu açıktır. Bu konuda birçok bilimsel çalışma yapılmış olmakla beraber Dinlemenin Seviyeleri (Whitworth, 2007) çalışması dinlemeyi 3 seviyede tanımlar:

• İçsel Dinleme (Seviye 1): Dinleyenin “karşıdakinin anlattığı konu bende hangi düşünceye karşılık geliyor”, “bu konu beni nasıl etkiler” arka plan düşünceleriyle yaklaştığı ve kendi “kişisel lensi” ile dinlediği seviyedir. En az etkili dinleme seviyesidir. Karşıdakinin ne anlatmaya çalıştığı yakalanamaz, gerçek anlamda iletişim yoktur.
• Odaklanmış Dinleme (Seviye 2): “Kişisel lens” in olmadığı, karşıdakinin ne söylediğine odaklanmış dinlemedir. Konuşan ve dinleyen arasında bir iletişimin kurulduğu seviyedir. 
• Genel Dinleme (Seviye 3): Dinleyenin Seviye 2’ye ek olarak ortamdaki tüm sinyalleri (konuşanın mimikleri, beden dili, ses tonu, diğer dinleyicilerin davranışları, ortam ısısı, ortamdaki nesneler vb.) aldığı seviyedir. En etkili dinleme şekli olup, geçek anlamda odaklanma gerektirir ve verilen mesajların tamamına yakınının yakalanmasının önünü açar.

Konuşma ve dinleme projedeki iletişim yönetiminin temelini oluşturur. Tüm sektörlerdeki tüm proje çeşitlerinde geçerli ve önemlidir.