Risk Yanıtlama Stratejileri

Bu makalede riskin tanımını yapmayacağız, tanım için Risk Türleri makalesini inceleyebilirsiniz. Elimizde listelenmiş bir risk listesi (register) var, peki bu riskleri nasıl yanıtlayacağız. Risk yanıtlarını planlamak risk yönetiminin bir parçası. Tehdit ve fırsatları yanıtlama yolları elbette birbirinden farklı. Tehditler için temel olarak üç yol bulunuyor, bunlar:

1. Kaçınma (avoid): Riskten kaçınma, riskin oluşmasını engelleme olarak açıklayabiliriz.
2. Transfer (transfer): Riski başkasına transfer etme, riskin yönetimini başkasına bırakma olarak düşünebiliriz.
3. Etkisini Azaltma (mitigate): Riskin etkisini azaltmak için yapılacakları belirleme ve uygulama yoluyla olası negatif etkilerinden en az zararla kurtulma olarak değerlendirebilirsiniz.

Fırsatlar için de temel olarak üç yol bulunuyor, bunlar:

1. Kamçılama (exploit): Riski kamçılayarak riskin olası faydaların en fazla yararlanma yolunu aramadır.
2. Paylaşma (share): Riski paylaşarak oluşma olasılığını ve sonuçta elde edilecek faydayı artırmadır.
3. Geliştirme (enhance): Riskin etkisi artırma yoluyla sonuçta elde edilecek faydayı artırmadır.

Hem fırsat hem de tehditler için kullanılabilecek ortak bir yol da kabullenme (accept) olarak adlandırılıyor. Kabullendiğiniz zaman riski bilip olası etkilerini sineye çekmeye hazır oluyorsunuz J

Her bir risk için yanıtlama stratejinizi belirledikten sonra taktiksel seviyedeki planınızı yaparak stratejinizi nasıl uygulayacağınıza karar vermeniz gerekiyor.

Risk Türleri

Riskin tanımını birçok yerde görmüş olabilirsiniz. Tekrarlamak gerekirse risk, pozitif veya negatif sonucu olan belirsiz olay veya durum. Risk deyince çoğu zaman negatif olasılıklar düşünülür. Aslında pozitif olasılıklar da risktir J Riskin iki boyutu vardır: olasılık ve etki. Bunları çarpınca riskin olası etkisi ortaya çıkar. Elbette tüm riskleri matematiksel olarak olasılık ve etki yönünden değerlendirmek mümkün olmayabilir. Riskin negatif olanına “tehdit” deriz, pozitif olanına ise “fırsat” deriz. Riskin en önemli özelliği gerçekleşmemiş olmasıdır. Eğer gerçekleşirse risk olmaktan çıkar. Tehdit gerçekleşirse sorun (issue, problem) haline gelir, fırsat gerçekleşirse fayda (benefit) haline gelir.

Tespit edilen riskler için risk karşılama planı (risk response plan) yapılır. Her bir riskin sahibi belirlenir (risk owner). Riskle ilgili niteliksel (qualitative) ve niceliksel (quantitative) analiz yapılır. Niteliksel risk analizi risk seviyesinde yapılır. Niceliksel risk analizi ise proje seviyesinde yapılır, riskin olası tüm proje üzerindeki etkileri belirlenir.

Bir risk için hazırladığınız karşılama planı yeni risk doğuruyorsa buna “ikincil risk (secondary risk)” denir.

Risksiz proje olmaz J Hatta projeler için ortak riskler vardır, projenizde riskleri tespit etmekte zorlanıyorsanız, bunlardan başlamak işinize yarayabilir.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyet

Örnekle başlamak istiyorum bugün, hatta kışın çok oluşan bir durum: İlk senaryomuzda kışın yerler kar buz, arabayla gidiyoruz yaz lastikleri takılı halde, önümüze bir başka araba çıktı, frene bastık ve doğal olarak duramadık çarptık. Arabayı tamir ettirdik ve eski haline geldi. İkinci senaryomuzda kışlık lastiklerimiz takılı vaziyette seyrediyoruz, aynı durum yaşandı frene bastık ve durduk, kaza olmadı. Bunlardan hangisi düzeltici hangisi önleyici faaliyettir? Cevap açık değil mi. Hangisi daha akılcı ve az maliyetli? Bunun da cevabı açık.

Projelerde bu tür durumlarla çokça karşılaşıyoruz. Maalesef projelerde düzeltici faaliyetlerle ağırlık kazanıyor. Düzeltici faaliyet ile re-aktif davranırsınız, istenmeyen durum oluşur siz de çözmeye çalışırsınız. Önleyici faaliyet ise pro-aktiftir, istenmeyen durumun oluşmasına fırsat vermezsiniz.

Her iki faaliyet de istenmeyen durumun analiz edilmesiyle, problemin sebebinin ortaya konulması ve çözülmesiyle sonuca ulaşır. Farkları ilkinde durum oluştuktan sonra çözüm aranır, ikincisinde potansiyel soruna çözüm aranır. Üretim süreçlerinde bu konu oldukça ciddi ele alınır, proje yönetiminde ise henüz hakettiği karşılığı bulamamıştır.

Bu arada her ikisinde de sorun çözülür ama maliyeti farklı olur. Maliyet farkı bazen dramatik olabilir. Seçim sizin J

Altın Kaplama (Gold Plating)

İlginç bir konumuz var bugün dostlar: altın kaplama. Metal endüstrisinde bir terim olsa da proje yönetiminde de kullanılan bir terimdir. Özet olarak proje kapsamında yer almayan, talep edilmemiş bir özelliğin proje çıktısı ürüne eklenmesidir. İstenmeyen bir özellikse neden yapılıyor diye sorarsanız, alttaki sebepler fikir verebilir:

• Bu özelliğin harika bir fikir olduğunu düşünen ekip üye(ler)inin olması
•  Bu özelliğin temel olarak zaten yapılması gerektiğini düşünen ekip üye(ler)inin olması
• Bu özelliği ekleyerek yöneticisine/müşteriye kendini ispatlamaya çalışan ekip üye(ler)inin olması
• Bu özelliği eklemeye yetecek boş vakti olan ekip üye(ler)inin olması
• Bu özelliği ekleyerek dikkatleri var olan hatalardan uzaklaştırmak isteyen ekip üye(ler)inin olması

Peki altın kaplama yapıldı, sonuçları ne olur:

• Proje maliyeti yükselir. Ne yazık ki gelir aynı oranda yükselmez J
•  Kapsam enflasyonu yaratır, istenen ve istenmeyen kapsamlar birbirine karışır.
• Beklendiği gibi risk artar.
• Müşterinin memnuniyet çıtası yükselebilir, başka özellikler de istemesinin önü açılır. Ya da tam tersi olur, müşteri memnun olmayabilir ve yapılanları istemez. Çalışma boşa gidebilir.

Altın kaplama projeler için iyi bir yaklaşım değildir, kaçınmak gerekir. Özellikle proje yöneticilerinin bu konuda dikkatli olmaları ve belirlenen kapsam ile yapılan işin uyumunu yakından izlemeleri gerekmektedir.

Projelerde Başarı Etkenleri

Değerli dostlar, uzun bir aradan sonra yeni bir yazıyla karşınızdayım. Kimi projeler başarılı olurken kimileri de başarız oluyor. Başarılılar neden başarılı diye bakıldığı zaman başarıya giden yolda bazı etkenlerin olduğu ortaya çıkıyor. Hepimizin ayrı ayrı başarı etkenleri tespitlerimiz olmuştur. Tüm projeler için bakıldığında alttaki resim ortaya çıkıyor:

• Üst yönetim desteği: Bu olmadan başarı varsa mucize yaşanmıştır J Üst yönetim desteği birkaç noktada özellikle gereklidir, ilki kaynakları verme. İnsan veya makine ilgili kaynakları projeye tahsis etmeden zaten proje yapılamaz. Bir diğeri zamanında gerekli onayları verme ve kararları alma. Onay ve kararlar olmadan projenin yol bulması mümkün değildir. Bir diğeri de kurum içi iletişimi sağlamadır.
• Kullanıcı (müşteri) katılımı: Burada önemli nokta projeyi yaptıran müşterinin ve kullanacak kişilerin ayrı ayrı mutlaka katılımı. Eğer kullanacak kişi olmazsa, yapılan ürün işe yaramayacaktır.
• Deneyimli proje yöneticisi ve üzerinde düşünülmüş bir proje yönetimi metodolojisi J
• Net hedefler: Bunu açıklamaya gerek yok sanırım.
• Standartlaşmış süreçler: Standartlaşmış ve hatta rafine edilmiş süreçler tekrarlanabilir başarının yolunu açıyor.
• Temel beklentileri sabitlemek: Bütün paydaşların temel beklentilerde uzlaşması ve aynı şeyleri bekliyor olmaları projenin yoldan çıkma riskini azaltacaktır.