Proje demek sınırlı bütçe, sınırlı zaman ve belirli kapsam
demek. Belirlenmiş kapsama ulaşmak için sınırlı bütçe ve sınırlı zaman da
önemli bir stres unsuru demek. Dahası proje demek bir tarafta sizden genellikle
imkansızı isteyen müşteri öbür yanda başarısızlık durumunda hesap sormak için
bekleyen bir üst yönetimle çalışmak demek. Proje yöneticisi de bir insan ve bu
kadar beklenti ve baskıyla nasıl başa çıkacak?
Birçok kaynakta stresten “azı karar çoğu zarar” olarak
bahsedilir. İnsanda temel seviyede stres faydalıdır; özellikle motivasyon,
başarma isteği ve mücadele azmi için gereklidir. Ancak stresin fazlası insanın motivasyonuna,
enerjisine ve yaşama sevincine olumsuz yansır ve insanı paralize eder. Stres ve
yönetimi konusunda birçok makale, kitap ve eğitim bulunmaktadır. Bunlar günlük stres unsurlarıyla başa çıkmada
çok önemli ipuçları vermektedir. Ben proje yöneticisine has olan hepimizin
yaşadığı durumlardan örnekler vererek ilerleyeceğim:
Örneğin müşterinizin ve üst yönetimin katıldığı projenizin
yönetim komitesinin toplantısında (steering meeting) sunum yapacaksınız ve projenizde bazı sorun
ve riskler var. Ayrıca toplantıya katılan paydaşlardan bazılarının projeden
memnun olmadıklarını ve başka sorunları da gündeme getirmesinden endişe
ediyorsunuz. Ayrıca sorunların bazılarının sorumluları kendi şirketinizden ve
onlarla ilgili müşteri önünde şikayette bulunmanız üst yönetimin tepkisini
çekecektir. Projenin gidişatının sorunlu olmasında ilk sizin günah keçisi
olmanızdan endişe ediyorsunuz. Stresi
azaltmak için ne yapmak lazım? Öncelikle böyle bir toplantı öncesinde çok iyi
bir hazırlık gerekiyor. Müşterileri tek tek ziyaret etmek ve toplantı gündemi
hakkında bilgi vermekte fayda var, bu hem müşterinin hoşuna gidecektir hem de
sorunları varsa toplantıdan önce size
bilgi vererek bir çözüm/yanıt hazırlamanıza zaman kalacaktır. Müşteri
ziyaretinden sonra elinizdeki sorun ve riskleri mutlaka ekiple paylaşıp çözüm
önerilerini almakta fayda olacaktır. Bunları topladıktan sonra kendi üst
yönetiminizle biraraya gelerek gündeme getireceğiniz konular, toplantıdaki
hedefleriniz ve beklentilerinizle ilgili bilgi verin, stratejinizi anlatın ve
destek beklediğiniz konuların altını özellikle çizin. Ayrıca geçmiş toplantı
sunum ve notlarını inceleyin, buralardan soru gelmesine karşı hazırlıklı olun. Toplantıda
gergin olmayın gergin olduğunuz hissedilirse diğer paydaşlar da gerilir ve
toplantı istediğiniz gibi gelişmez. Siz sakin olursanız diğer paydaşlar da
sakin olacaktır. Velev ki stresiniz oldukça çok ve ne yaptınızsa üstesinden
gelemediniz, bu durumda da rahat hareket etmeye ve sakin konuşmaya çalışın,
çünkü davranışlar duyguları etkiler ve bir süre sonra vücudunuz da sakinleşir. Diyelim
bütün bunlara rağmen bir müşteri oldukça kızgın ve sert suçlamalarda bulunarak
projenin başarısız olduğunu anlatıyor. Bu durumda savunmaya geçmeyin, çünkü
suçlayan taraf savunma yapmanızı beklemekte ve yanıtlarını ona göre
hazırlamaktadır J Sorun(lar)ı
anladığınızı teyit için madde madde özetleyin, bu karşı tarafa “seni
dinliyorum” mesajı verir ve rahatlatır. Bu sorunlara hemen oracıkta çözüm
üretmeye çalışmayın, eğer öyle yaparsanız toplantı amacından sapar, herkes
kendi çözümünü anlatmaya çalışır ve beyin fırtınasına dönüşür. Toplantı
sonrasında konuları inceleyip ayrıca bilgi vereceğinizi söyleyerek konuyu toparlayın. Ses tonunuzda tereddüt
olmasın, net, açık ve sakin konuşun; bu şekilde sorunların kontrol altında
olduğu hissedilir ve gereksiz kaygı oluşmaz. Toplantı sonunda kontrolü mutlaka
ele alın, önemli kararları hatırlatın ve tüm katılımcılara teşekkür edin.
Bu konuda başka
örneklerim de olacak, onları ayrıca yazacağım...
