Çevik Yöntemlerde Toplantılar

İş hayatında toplantı yapmamış olan var mı? Bence yoktur, tüm iş ortamlarında kısa, uzun; az, çok; resmi, gayri-resmi toplantılar yapılır. Kimi zaman tüm günümüz toplantılarda geçer. Eğer yapmamız gereken başka işler varsa, toplantıya katıldığımız için keyfimiz kaçar, zaman zaman da toplantıyı düzenleyene içten içe kızarız. Hatta bir kısmımız toplantıların verimsiz ve gereksiz olduğunu düşünür. Kimi zaman da gereksiz ve detay konulara girilerek asıl amaçtan uzaklaşılır. Bazen konu uzar, istenen noktaya ulaşılamaz ve süresini aşar. Bazı rutin toplantılarda ise gündem olmasa bile toplanılır ve pek de bir sonuç alınmadan ayrılınır.

Toplantıyı niye yaparız? Fikirleri paylaşmak, bilgilenmek, bilgilendirmek, ikna etmek, ikna olmak, karar vermek... Bu amaçlara ulaşabilmek için çevik yöntemlerde de toplantı yapılır. Çevik yöntemleri daha önce farklı başlıklarda ele almıştık (İlgili Makaleler: Çevik Yöntemleri Uygulayabilmek, Çevik Yöntemlerde İş Analizi, Çevik Yöntemlerde Ekip Liderliği, Çevik Yöntemlerde Test Yönetimi, Çevik Yöntemlerde Ekipiçi Güven ve İşbirliği). Çevik yöntemlerde çalışmaların etkin olması, gereksiz iş yapılmaması hepimizin bildiği üzere ön plandadır. Toplantılar da aynı prensiplere göre organize edilmiştir: ihtiyaç kadar, belli hedeflere dönük ve zaman sınırlı (time-boxed). Uygulanan çevik yöntemler farklı bile olsalar, temel toplantıları benzerdir ve şöyle özetlenebilir:

• Vizyon Toplantısı: Buradaki amaç, çalışmaya konu ürünle ve projeyle ilgili vizyonun konulması, bu vizyon için gidilmesi gereken yolun ana hatlarının belirlenmesidir.
• Sürüm (Release) Planlama Toplantısı: Sürüm içinde ele alınacak konuların belirlenmesi, önceliklerin değerlendirilmesi amacıyla yapılır.
• İterasyon Planlama Toplantısı: İterasyona başlarken yapılan bu toplantıda, o iterasyonda hangi işlerin, kimler tarafından yapılacağı takım olarak belirlenir. Temelde bu toplantı iki aşamalıdır. İlk bölümde "ne yapılacak" sorusuna karşılık aranır, ikinci bölümde "nasıl yapılacak" sorusuna yanıt verilir. Yarım gün veya tam gün olabilir. Süre baştan belirlenmiş olmalıdır.
• Günlük Ayaküstü (Daily Stand-up) Toplantı: 15 dakika ile sınırlı bu toplantıda, takım üyelerinin her biri kısaca "dün ne yaptım?", "bugün ne yapacağım?", "önümdeki engeller nedir?" sorularını yanıtlar. Toplantı ayaküstü ve sabah ilk iş olarak yapılır.
• İterasyon Gözden Geçirme Toplantısı: İterasyon sonunda tamamlanan çalışmaların demosunun yapılması, Müşteri veya Ürün Sahibi'nin görüşlerinin alınması amacıyla düzenlenir. Kabulü yapılan iş maddeleri kullanıma sunulmak üzere hazırlanır. Kabul edilmeyenler ise Talep Listesi'ne (Product Backlog) iade edilir.
• Retrospektifler: Hem İterasyon sonunda hem de Sürüm sonunda yapılır. Retrospektif başlığını daha önce etraflıca ele almıştık (İlgili Makale: Çevik Yöntemlerde Retrospektif).
• Talep Listesi Sadeleştirme (Product Backlog Refinement): Bu toplantıda Talep Listesi'nin üzerinden geçilerek büyük konular küçük parçalara ayrılır. İhtiyaç kalmayan talepler ayıklanır. 

Farklı çevik yöntemlerde isimler farklı olabilir. Örneğin Scrum'da iterasyonun özel adı Sprint'tir. Sprintler içindeki toplantı akışı yandaki şekilde olduğu gibi döngüseldir. Günlük Scrum Toplantısı, Sprint içinde tekrarlanır ta ki Gözden Geçirme Toplantısı'na kadar.

Tüm bu toplantılara herkes davet edilmez. Kime ihtiyaç varsa onlar davet edilir. Örneğin Retrospektifler, Takım içinde yapılır. Sürüm ve İterasyon Planlama Toplantıları'nda Ürün Sahibi, Çevik Takım olmazsa olmazdır. Çevik Proje Yöneticisi süreci takip etmek amacıyla katılır. Diğer paydaşları ihtiyaç olmadıkça toplantıya dahil etmemek verim için gereklidir. Toplantının zaman ve kapsam yönetimi konularında Çevik Proje Yöneticisi aktif rol oynar. Konuşulan içeriğe ise müdahale etmez. Dolayısıyla gereksiz detaylar ve uzayan toplantıların önüne geçilir. Toplantıların süre sınırlı olması, hedefe dönük olması, ilgisiz katılımcıların davet edilmemiş olması, hem verimi hem de toplantılarla ilgili motivasyonu arttırır.