Kestirimin Püf Noktaları

Proje yönetimi yapan profesyonellerin başını en çok ağrıtan konulardan birisi kestirimdir. Birçok kestirim yöntemi vardır. Proje maliyeti ve süresi buna göre şekillenir, proje planı buna göre yapılır. Hepimizin yaşadığı bir durumsa proje bitince bu kestirimden doğan maliyetin ve sürenin aşılmasıdır. SCEA (the Society of Cost Estimating and Analysis) tarafından yapılan bir araştırmaya göre BT projelerinin ortalama olarak başta öngörülenin 2.1 kat uzun ve 1.95 kat pahalı oldukları belirlenmiş. Bu da işin vahametini ortaya koyuyor. Peki ne yapılabilir? Tabi ki ayakları yere basan bir kestirim, bunun için de birkaç faydalı öneri paylaşmaya çalışacağım:

• Proje başında kesin rakamlar yerine aralıklar kullanın. Projenin başı projenin en riskli olduğu ve en az bilindiği noktadır, dolayısı ile bilinmeyenler netleştikçe kestirimi netleştirmek fayda olacaktır.
•  Projeyi fazlara veya küçük paketlere bölerek kestirim yapın.
• Bir iş için tek bir rakam kullanmayın bunun yerine PERT yapın, bu size Beta dağılımı verecektir ve tek bir rakama göre çok daha iyi sonuçlar verdiği kanıtlanmıştır.
• Riskleri dikkate alın.
• Kestirimi diğer ekip üyelerini de katarak yapın. İşte sorumluluğu olmayacak kişilerin iyimser tahminlerde bulunacağını unutmayın. Ayrıca tahmin yapan kişinin tahminden ne derece emin olduğu bilgisini de alıp kullanın.
• Geçmişten gelen veriler varsa mutlaka dikkate alın. Geçmişten gelen verilerde fazla mesai, projenin resmi başlangıcından önceki eforlar vb. yoktur. Bunları da dikkate almak gerekir. Bu da proje bütçesinin %10-15 i arasına denk gelir.
• Çalıştığınız sektöre ve kuruma ait dokümantasyon da zaman alacaktır bunu ilave etmeyi unutmayın. Ayrıca müşteri veya üst yönetimin de onayı gereken durumlar olursa bunları da zaman planınıza mutlaka yansıtın.
• Çalışanları %100 planlamayın, %80 planlayın. Çalışanlar projeye tam dedike bile olsalar tüm mesailerini proje işleriyle geçirmeyeceklerdir.
• Kaynak ilavesinin süreyi aynı oranda düşüreceğini düşünmeyin. Kaynak ilavesi lineer katkı yerine daha marjinal katkılar sağlar. 

Müşteri veya sponsor bitti demeden projenin bittiğini düşünmeyin. Siz tüm teslimatları yapsanız da onay olmadan proje bitmez. Bütün bunların yanında proje ilerledikçe belirli aşamalarda kestiriminizi revize edin, proje yönetim planınızı buna uyarlayın ve paydaşları bilgilendirin.

Bir diğer kritik konu da verimliliktir, çalışanların motivasyonu ve verimliliği sizin kestiriminizi de proje başarınızı da etkileyecektir. Bunu da dikkate almayı unutmayın J