Bu makalede proje yaşam döngüsünü ele
alacağız. Özellikle birden fazla proje potansiyeli olan iş yerlerinde proje
seçiminden başlayıp, proje tamamlandıktan sonra hedeflenen sonucun ortaya çıkıp
çıkmadığını belirleyene kadar proje yaşam döngüsü devam edecektir.
Projeler nasıl ortaya çıkar? Elbette bir
fikirle J Fikir geliştirilip potansiyel bir proje
haline geldiğinde, gerçek bir proje yapılıp yapılmaması gerektiğini belirlemek
gerekecektir. Bu amaçla, proje çerçevesini ortaya koymak, ön analiz hazırlamak,
varsayım ve kısıtları belirlemek gerekecektir. Ön analizden sonra sıra projelerin
maliyetlerini çıkarmaya ve getirilerini belirlemeye gelecektir. Bu amaçla
fizibilite çalışması hazırlanacaktır. Fibilite çalışmasını ülkemiz şirketlerinde
pek bulunmayan ancak aslında olması gereken Kurumiçi Finansman (Controlling)
bölümünce bağımsız olarak hazırlaması gerekmektedir. İşi talep eden birimin
hazırlaması tarafsız olmasını önleyebilir. Projenin yasal zorunluluk sebebiyle
yapılması veya pazarda stratejik avantaj sağlayacak olması durumunda buna ilişkin bilgiler de
belirtilmelidir.
Ön hazırlıkları tamamlanan projeler üst
yönetimin oluşturduğu Projeler Yönetim Kurulu’nun önüne gelmelidir. Bu kurul
tüm projeleri, fizibilitelerini ele alıp inceleyerek tüm projeler içinde
önceliklendirme yapması gerekmektedir. Bu çalışma Masterplan’ın çatısını
oluşturur. Masterplan’da kurum için öncelikli işlere kaynak ayrılarak projeleri
açılır. Projelerin kendi içlerindeki izleme ve kontrol çalışmalarının yanında,
Masterplan da takip edilerek üst yönetimin projelerin gidişatını ortalama 2
haftalık peryotlarla izlemesi ve oluşan sıkıntılara müdahele etmesi
gerekmektedir. Tamamlanan projelerin ürün sahibi birimlere devri yapılmalıdır.
Proje Yönetim Kurulu, proje kapansa bile
ürün sahibi bölümlerin proje sonrası faaliyetlerini takip eder, proje sonucu
oluşan ürün veya hizmetin fizibilitede belirlenen katkıyı sağlayıp sağlamadığı
izlenmeye devam edilir. Ülkemizde, maalesef bu kısım atlanır. Yapılan proje
yatırımının ne kattığı yeterince irdelenmez.
