Kazanılmış Değer Analizi Güvenilir mi?

Çoğumuzun duyduğu, bildiği üzere Kazanılmış Değer Analizi veya namı değer Earned Value Analysis (EVA veya EVM), projelerde sıkça kullanılan bir izleme yönetimidir. Bu yöntemin ne zaman güvenilir olduğunu tartışmadan önce kısaca ne olduğunu hatırlatmak isterim. Bilenler için tekrar olabilir, kısaca temel prensiplerini açıklamak isterim. Temel olarak projenin sağlık göstergesi kabul edilen iki parametre üretir, ilki Maliyet Performans Göstergesi veya CPI (Cost Performance Index). Bu parametre projenin herhangi bir andaki üretilmiş değer veya kazanılmış değer ile o değeri üretmek için ortaya konan gerçek maliyetin oranıdır, proje bütçe sağlık durumunu gösterir. Bu değer, her şey plana uygunsa 1.00 olur, planlanandan daha fazla maliyet oluşuyorsa payda büyüyeceği için 1'den küçük, eğer planlanandan daha az maliyetle ilerleniyorsa, 1'den büyük olur. Diğer parametre ise Takvim Performans Göstergesi veya SPI (Schedule Performance Index). Bu parametre, projenin herhangi bir andaki üretilmiş değer veya kazanılmış değer ile planlanan değerin oranıdır, proje takvim sağlık durumunu gösterir. Bu değer, herşey plana uygunsa 1.00 olur, planlanandan yavaş ilerleniyorsa payda büyüyeceği için 1'den küçük, eğer planlanandan daha hızlı ilerleniyorsa, 1'den büyük olur.

CPI ve SPI değerlerini Proje Yöneticisi kendisi mi hesaplar? Genelde hayır, proje yönetim aracı hesaplar, örneğin MS Project, RPM vb. Peki bu değerler güvenilir midir? Proje Yöneticisine bağlı. Hangi proje yönetim aracını kullanırsanız kullanın, EVA'nın özü olan "Kazanılmış Değer" (EV) hatalı olabilir. Çünkü araçlar, Kazanılmış Değer'in somut olarak ne olduğunu bilmedikleri için iş paketlerinde, EV'yi bulmak için kalan iş miktarını (Estimate To Complete-ETC) kullanırlar. Aşağıdan yukarı doğru iş kırılım yapısına göre değerler toplanarak projenin genel sağlığı gösterildiği için tam da bu noktada iki konu kritiklik kazanır, ilki iş paketlerinin yeterli ve anlamlı seviyede detaylı olması, ikincisi iş paketlerini atadığınız kişilerin bunlara efor/maliyet vb. girişlerini yaparken kalan iş miktarını da düşünerek gerekiyorsa ETC değerinin revize edilmesidir.

• İş paketlerini yeterli ve anlamlı kazanımlar detayında planladığınızda bunların tamamlanma durumu doğrudan projeye etki edecektir. Çok yüzeysel ve üst seviye yapılan planlarda, detayda tamamlanan işler EVA'ya bitmiş ve kazanılmış değer olarak yansımayacağı için üst seviyedeki planın tüm alt başlıklarının bitmesini beklemek durumunda kalır. Bu da projenin kazanılmış değerinin üst seviye işler bitene kadar gerçeği yansıtmaması anlamına gelir.
• Diğer konu olan ETC değerlerinin revize edilmesi de oldukça kritiktir, çünkü tamamlanan işin, toplam işin ne kadarına denk geldiğini hesaplayabilmek için ETC elzemdir. Eğer revize edilmezse, plandaki hali hesaplamaya katılacak ve ETC sıfırlandığı anda sanki değer kazanılmış gibi hesaplamaya dahil olacaktır, bu da ciddi bir yanılgı oluşturacaktır.

Yukarıda bahsettiğim detayların önemi CPI ve SPI değerleri 1 ve üzeri olduğu halde geciken veya bütçesini aşan projelerle veya dramatik değişimler içeren veya zikzaklar çizen CPI ve SPI grafikleri ile sabittir :) Kazanılmış Değer Analizi'nin güvenilir sonuçlar vermesi proje yöneticisinin doğru ve detaylı planlamasına ve de ekibin gelişmeleri bu plana doğru yansıtmasına bağlıdır.

Plansız Proje Olur mu?

Plansız proje olmaz dediğinizi duyar gibiyim, aslında bal gibi oluyor :) Peki nasıl? Plan neredeyse proje ile özdeşleşmiş bir kavram. Proje denince ilk aklımıza gelen plandır. Projelerde hepimiz plan yaparız. Hatta Proje Yöneticisinin yegane işinin plan yapmak olduğunu düşünen de vardır. Kimileri planı sadece zaman planı olarak görse de aslında plan gidilecek yolun haritasıdır. İyi bir proje planının zaman, bütçe, kalite, konfigürasyon, risk, tedarik, insan kaynağı, iletişim, eğitim vb. birçok alt planı içermesi beklenir. Bunları proje başında özene bezene yaparız. Plan ilgili kalite süreçlerinden geçirilir, ilgili yerlerden (müşteri, üst yönetim vb.) onayı alınır ve çalışmaya başlanır. İşte ne olursa bundan sonra olur, plan altta kendini bekleyen kaderlerden biriyle karşılaşır:

• Zaten bir ön şart ve zorunluluk için hazırlanmıştır plan. Örneğin şirket süreçleri gereği planın zorunlu olması veya müşteriye afili bir doküman verme gerekliliği gibi. Bu önşart geçilince artık bir kıymeti kalmaz, tozlu raflara terk edilir, unutulur, çalışmaya plansız devam edilir. Zaten plan değil pilav lazımdır :)
• Plan üst yönetim veya müşterinin raflarına konup gerektiğinde ekibi cezalandırmak için referans olarak hazırlanmıştır. İş istendiği gibi sonuçlanmayınca o raftan iner ve özellikle zaman ve bütçe planlarındaki sapmalar, ekibe fatura edilir. Diğer fonksiyonları yok gibidir. 
• Bir diğer seçenek de planın proje boyunca yaşamasıdır. Projede koşullar değiştikçe, yeni riskler/sorunlar çıktıkça, plan da adapte edilir, revizyonlar yapılır. Proje boyunca kılavuzluk görevine devam eder. Galiba bu şekilde hayatta kalabilen planlar azınlıkta, istatistiki bir çalışma yok ama gözlemim bu yönde.

Yukarıda saydığım ilk iki maddedeki planlar aslında görevini yapamayan, kılavuzluk edemeyen dokümantasyondan öteye geçemeyen planlardır. Burada Proje Yöneticisinin öğrenilmiş çaresizliği (ilgili makale: Öğrenilmiş Çaresizlik) de söz konusudur, hatta "ne yapalım bizim işimiz işe yaramasa da dokümantasyon yapmak" diye düşünen arkadaşlarımız da vardır. Risksiz proje olmaz (ilgili makale: Risksiz Proje Olur mu?) ama plansız proje olur :) Bu planlarla yapılan projelerde plan var diyebilir miyiz, bence hayır :)