Başarılı bir CEO olur muydunuz?

Kariyer basamaklarını hızla tırmandınız, akranlarınızın önüne geçtiniz, herkes yaptıklarınıza hayran ve nihayet istediğiniz yere ulaştınız, direksiyonda siz varsınız veee CEO oldunuz, CFO, COO, CIO, CPO vb. de olabilir. Buraya kadar herşey çok güzel, peki gerçekten başarılı bir CEO olur muydunuz asıl önemlisi burası. Bu konuda Harvard Business Review'da Harry Levinson imzası ile hazırlanmış bir liste bu konuda bazı ipuçları veriyor, burada mesleki bilgi birikimi gibi konular dışında kalan kişilik özellikleri ve düşünce yapısı ön planda tutuluyor. Alttaki konularda ne durumda olduğunuzu kendinize sorun ve samimiyetle yanıtlayın:

• Farklı verileri bütünsel çerçevede soyutlama, düzenleme ve bütünleştirme yapabilir.
• Belirsizliklere karşı hoşgörülüdür ve her şey açıklık kazanıncaya kadar dayanabilir.
• Yalnızca soyutta kalmayıp uygulama yeteneğine de sahiptir.
• Kararlıdır, ne zaman harekete geçeceğini bilir.
• Kendisini patron rolüne layık görür.
• Faaldir, sorunlar karşısında canlı adımlar atar.
• Kendi başarısına odaklı olmaktan çok kurumsal başarıya odaklıdır.
• Duyarlıdır, karşısındakinin duygularını ince ayrıntısına kadar algılama yeteneği vardır.
• İlgilidir, kendini kurumun katılımcı bir üyesi olarak görür.
• Olgundur.
• Karşılıklı bağımlılık ve dayanışma içindedir; her şeyi kendine bağımlı kılmaya çalışmaz.
• Açıkça anlatabilme yeteneğine sahiptir, iyi izlenim bırakır.
• Canlıdır, enerjiktir.
• Uyumludur ve stresle başa çıkmayı bilir.
• Şakacıdır, her şeyi ciddiye almaz.
• Gerek kendisi gerekse kurum içi vizyonu nettir, gidilmek istenen yeri bilmektedir.
• Sabırlı ve azimlidir.
• Organizedir, zamanı iyi kullanır.
• Şahsiyetlidir, iyi kurulmuş bir değerler sistemi vardır.
• Toplumsal sorumluluk sahibidir, buna ilişkin konularda yer almaktan zevk duyar.  

Bu özelliklerin hepsine mükemmel seviyede sahip insanoğlu  var mıdır bilinmez, ama korkmayın hepsinde mükemmel olmak (ilgili makale: Mükemmeliyetçilik ve Liderlik) da şart değil zaten :) Bu listeden 10 tanesi veya daha fazlası sizde iyi seviyede varsa iyi bir CEO adayısınız. Geriye bir tek CEO'luğa giden basamakları çıkmak kalıyor, kolay gelsin :)

Mükemmeliyetçilik ve Liderlik

Mükemmeliyetçi kişilik hem kendinden hem de çevresinden en iyisini ve hatasız olanını talep eder. Bu kişilik doğru ve tam yapma duygusu ile kendini ve çevresini alabildiğine zorlar. Hatta bazen başkalarının işi iyi yapamayacakları kaygısı ile işi kendi yapma eğilimindedir. Birçoğumuzda bu kişilik özelliği az veya çok vardır. Kimi insanlarda ise oldukça baskındır.

Mükemmeliyetçiliğin faydalı olduğu kadar dikkat edilmesi gereken yanları da vardır. Böyle bir insanın en belirgin özelliği çözümsel zekaya sahip olmasıdır. İşin özünü bulup çözümlemeye hemen başlar, ancak kendisi kadar hızlı olamayanlara karşı sabırsızdır.  Diğer insanlara egemen olma ve tartışmalarda hep kendi dediklerini kabul ettirme eğilimindedir. Diğer insanları farkına varmadan ezer, yetersiz hissetmelerine sebep olur. Mükemmeliyetçi insanların bu hırpalayıcı tutumlarından dolayı dizginlenmeleri halinde ise haksızlığa uğradığını, kıskanıldığını ve yenilik istenmediği için cezalandırıldığını düşünür. Gördüğünüz gibi yönetmesi  zor bir durum L

Diyelim ki ekibinizde böyle bir arkadaş var, ne yapabilirsiniz:

• Öncelikle her insanın elinden gelenin en iyisini yaptığını unutmayın.
• İletişim becerilerinizi aktif olarak kullanmanız gerektiğini hatırlayın. Yapacağınız hatanın ciddi bir iletişim kazasına (ilgili makale: İletişim Kazaları)  sebep olacağı bir kişi var karşınızda. 
• Gözlemlerinizi eleştirmeden aktarın.
• Başarı kazanma arzusunu bildiğinizi ve yardım etmek istediğinizi belirtin.
• Söylediklerinize karşı çıkar, tartışır veya sizi suçlarsa, buna saldırıyla karşılık vermeyin. Konunun bu olmadığını bunlarla ilgilenmediğinizi söyleyin.
• Yukarıdaki maddeleri uygulamanıza rağmen çabalarınız karşılıksız kalıyorsa, o zaman açık kapı bırakmayacak şekilde davranışlarının yıpratıcı olduğunu söyleyin.

Peki mükemmeliyetçi kişilik sizseniz, ne olacak J

• Öncelikle durumunuzu gözlemleyip yıpratıcı boyuta ulaşıp ulaşmadığını anlamaya çalışın. Kendinizi ve çevrenizi hırpalıyor musunuz, bu soruya yanıt arayın.
• İlk aşamada düşünce ve davranışlarınızda düzeltmeler yapmaya çalışın.
• Yeterli olmadığını hissederseniz, yakın hisettiğiniz birisinden (eş, anne, baba, dost, arkadaş)  yardım isteyin. Özellikle geri bildirimlerine ihtiyacınız olacak.
• Yukarıdaki adımlardan fayda bulamazsanız, profesyonel yardım alın.

Bu arada işini iyi yapmak ile mükemmeliyetçiliği karıştırmamak lazım J İşini her iyi yapan mükemmeliyetçi değildir, mükemmeliyetçilik bir kişilik özelliğidir ve baskın olması durumunda insanın ve çevresindekilerin yaşamını zorlaştırır, mutlu olmayı güçleştirir. 

Öğrenilmiş Çaresizlik

Çare nedir? Türk Dil Kurumu’nun tanıma göre bir sonuca varmak, ortadaki engelleri kaldırmak için tutulması gereken yol, çıkar yol, çözüm yolu. Çaresizlik ise çaresiz olma durumu J Hepimizin çaresiz olduğu durumlar vardır, işiniz yoksa ay sonunda ödenecek faturalar varsa çaresiz kalırsınız, bazı hastalıkların çaresi yoktur, ölümün çaresi bulunamadı. Bunlar karşısında elinizden gerçekten birşey gelmiyordur, çıkar yol, çözüm bulamıyorsunuzdur.

Öğrenilmiş çaresizlik ise biraz farklı bir durum. Bir örnekle anlatmak gerekirse bir akvaryumun ortasına bir cam konuluyor, bir tarafa balık diğer tarafa ise yiyecek, balık yiyeceği görüp gitmek istiyor ama o da ne gidemiyor, tabi camı da görmüyor. Defalarca deniyor ama başarısız oluyor, balığın denemeleri de giderek azalıyor, sonrasında aradaki cam kaldırılıyor, balık sanki arada engel varmış gibi yiyeceğe gitmiyor, halbuki gidebilecek!

İş hayatında da projelerde de öğrenilmiş çaresizlikle sık sık karşılaşıyor ama farkına bile varmıyoruz. Başarısızlıklar aynı balıkta olduğu gibi insanda yapay engeller olduğu algısını yaratıyor ve gerçekte olmayan bu engeller bir süre sonra insanların davranışlarına otomatik sınırlar olarak yansıyor. Şuna benzer sözleri işin başında çok duymuşsunuzdur:

•  “nasıl olsa yetişmez”
• “ne yaparsak yapalım yönetimi/müşteriyi memnun edemeyiz”
• “boşuna uğraşma ben çok denedim olmuyor”
• “bu sorunla daha önce de karşılaştım, çözümü yok”
• “bu durumu kabullenmek dışında yapacak birşey yok”

Velev ki iş başarılı olmadı, sonunda yukarıdakileri söyleyenler (veya söyleyemeyip içinden geçirenler) şunlara benzer şeyler söyleyerek veya düşünerek kendi düşüncelerini pekiştirmeyi de ihmal etmezler:

•  “ben demiştim yetişmeyeceğini”
•  “yönetimin/müşterinin memnun olmayacağı baştan belliydi”
• “boşuna uğraştın”
• “başa döndük”
• “emeğimize yazık oldu, böyle olacağı belliydi”

İşi yönetenler veya proje yöneticileri için bu durumlarla baş etmenin 2 temel kuralı var. İlki yılmamak, bunu bir Japon atasözü şöyle dile getiriyor: Yedi kere düşsenizde sekiz kere ayağa kalkın. İkincisi ise bakış açınızı değiştirmek. Durumlara nereden baktığınız ulaşacağınız sonucu da çok ciddi anlamda etkiler, çaresiz kaldığınız durumlardaki fırsatları veya çıkış yollarını görmenize yardım eder. Siz bunları kullanırsanız size bağlı ekipler de sizi izleyecektir. Gerçek liderlik için bu ikisinin bir arada olması oldukça önemli, iyi bir lider ünvanıyla değil karakteri ve yaptıklarıyla liderdir ve ilham verir. 

Liderlik

Geçtiğimiz günlerde bir eğitime katıldım, Liderlik Kampı, Sinan Yaman tarafından verildi, oldukça keyifliydi. Aklımda kalan önemli noktaları paylaşmak istedim. İlki liderliğin 6E si, bunların geliştirilmesi liderlik kabiliyetlerine önemli katkı sağlayacaktır, aklımda kaldığı haliyle paylaşmak isterim:

• Envision: Gördüğün resmi gösterme, hep birlikte görebilme
• Engage: Başkalarının da aynı şeyi istemesini sağlama
• Energize: Başkalarına da enerji katabilme, tabi önce kendine katabilme buna da innergize dendi.
• Enable: Önünü açma
• Execute: Gerçekleştirme
• Evaluate: Değerlendirme

Bir de iyi liderlerin sadece mantık adamı olmadıkları, aynı zamanda biraz da gönül adamı oldukları sonucunu çıkardım. Sadece metodik çalışmayla iyi bir yönetici olunabilir ama ilham verilemez, kitlelere heyecan verilemez diye düşünüyorum. Bu da beynin her iki yarısını da kullanmayı gerektiriyor :) 

İşinizle, projenizle ilgili düşünmek mutlaka katkı sağlar ama bazen de değişmek yenilik katmak şaşırtmak lazım. Yeni şeyler düşünmek söylemek yaşatmak da lazım. Mevlana’nın alttaki dizeleri bunu çok güzel özetler:

Hergün bir yerden göçmek ne iyi

Hergün bir yere konmak ne güzel

Bulanmadan donmadan akmak ne hoş

Dünle beraber gitti cancağızım

Ne kadar söz varsa düne ait

Şimdi yeni şeyler söylemek lazım

Başarılı Proje Ekibinin Soruları

Doğru şeyleri yapmanın temeli doğru soruları sormak ve bunlara dürüst cevaplar bulabilmekten geçiyor.  Bu iş hayatında da proje yönetiminde de geçerli ve takım olarak sorulması ve yanıtlanması çok önemli.  Peki neler olabilir bu sorular:

• Temel hedeflerimiz nelerdir? Ortak hedeflerin olması ekibin eşgüdümü ve aynı amaca odaklanması açısından çok önemlidir.
• Takım içindeki roller/sorumluluklar nedir ve  bu rolleri kim karşılayacaktır? Bu, yaptığınız projeye göre farklılık gösterebilir.
• Takım içinde kararlar nasıl alınır ve sorunlar nasıl çözülür? İdeali ortak karar alma yolu olmakla beraber çalışılan sektör ve kurum kültürü farklı yaklaşımları zorunlu kılabilir.
• Takım içinde iletişim nasıl yürüyecektir? İletişim konusu belki de bütün bu soruların belkemiğidir.
• Takımın izleyeceği standartlar, metodlar; kullanacağı teknolojiler hangileridir? Bu, yaptığınız projeye göre farklılık gösterebilir.
• Ürün nasıl tasarlanacak, geliştirilecek ve test edilecektir? Bu, yaptığınız projeye göre farklılık gösterebilir.
• Performans nasıl izlenecektir? 
• İşler yolunda gitmezse neler yapılacaktır (B planı)? 
• Riskler nasıl belirlenecek ve takip edilecektir? Risk yönetimi bütün yönetim sistemlerinde yer alır, proje yönetimi de buna dahil.
• Durum kime nasıl raporlanacaktır?

Bu sorulara mutlaka ilave edecekleriniz olacaktır,  bunlara proje takımıyla işin başında birlikte sormak ve birlikte yanıtlamak, onların de bu sorulara kafa yormalarına sebep olacak ve işe olan sorumluluk duygusunu ve motivasyonunu artıracaktır. Tabi bu soruları laf olsun diye sorup kimsenin görüşünü almadan yanıtlamanız durumunda hiçbir fayda sağlamayacağını unutmamak gerekir J

Bu sorular aslında proje ekibi içindeki konuşma, dinleme ve paylaşımı da artıracaktır. Bütün bunları sağlıklı yapabilmek için sadece IQ yeterli değildir, EQ (duygusal zeka) da çok işe yarayacaktır.

İletişim Kazaları

İletişim kazası, kimsenin ölmediği, yaralanmadığı bir kaza;  ama hasar kolay onarılabilecek gibi değil. Hasarı karşılamak için sigorta yaptırma şansınız da bulunmuyor J “İletişim kazası can almaz ama itibar alır!”

İletişim nedir? Bizim başkalarını başkalarının da bizi anlaması süreci veya düşüncelerin  karşılıklı alışverişi süreci. İletişimde dinleme de konuşma kadar önemlidir. Bu amaçla bağlantıdaki makale fikir verebilir.

İletişim kazası nasıl başlar? Karşı taraf gönderilen mesajı algılayamazsa kaza geliyorum der.  Aile içi sorunların %99,9 u iletişim kazasıdır aslında.

Peki nasıl önlenir? Bunun için öncelikle iletişimdeki temel prensiplere bakmamız lazım: iletişim karşılıklıdır; iletişim bir süreçtir; iletişim tekrarlanmaz; baştan nasıl kurulduysa öyle devam eder. Bunları dikkate alınınca iletişim kazalarının nasıl önlenebileceği ortaya çıkıyor: ağızdan çıkanı kulağın duyması ile; önce düşünüp sonra konuşma ile; söylemeden önce, yerini, zamanını ve ne söyleyeceğini seçme ile; nasıl söylediğinizin ne söylediğiniz kadar önemli olduğunu hatırlamakla.

İletişim nasıl kolaylaştırılır?

• İnsanları tenkit etmeyin, takdir edin.
• Karşıdakine değer verdiğinizi ve güvendiğinizi hissettirin.
• Karşıdakinin ilgisini çekin.
• Karşıdakine mutlaka ismiyle hitap edin.
• Mutlaka gülümseyin (ama sırıtmadan J).
• İyi bir dinleyici olun.
• Ön yargıları bir kenara bırakın.
• Empati yapın.

Proje Yönetim Ofisi (PYO - PMO) Ne İşe Yarar?

Uzay, uçak ve savunma sanayinde Proje Yönetim Ofisi (PYO)  kuruluşu 1950 lerden önce başladı. Son dönemde başta Telekom ve BT sektörleri  olmak üzere birçok kurumda PYO kuruldu ve proje yöneticileri tek çatı altında toplandı.  Dolayısıyla PYO’nun bir ihtiyaç olduğu konusunda birçok yönetici hemfikir görünüyor. Peki PYO ne iş yapar? Bu konuda kafalar biraz karışık. 2003 yılında CIO Magazine dergisinde yayınlanan bir araştırmaya göre PYO’nun ne iş yaptığı sorulmuş alınan yanıtlar şöyle:

•  % 43: Projeleri tek çatı altında toplar, proje takvimlerinin takibini ve raporlamalarını yapar.
•  % 12: Birbiriyle ilgisiz projelere proje yönetim hizmeti verir.
• % 12: Birbiriyle ilgili projeleri yönetir.
• % 5: Spesifik bir proje/programı veya kontratı yönetir.

gördüğünüz gibi farklı fikirler var. PYO'nun yaptığı en temel işlerden birisini proje yaşam döngüsünü (ilgili makale: Geniş Açıdan Proje Yaşam Döngüsü) ve süreçlerini belirlemek/geliştirmek ve de masterplanı yönetmektir. Projelerin başarılı olabilmesi için gerekli koşulların (ilgili makale: Başarılı Proje Ekibinin Soruları) sağlanmasında proje yöneticilerine gerekli desteği sağlamaktır.
Peki PYO’nun faydası nedir diyecek olursak, PYO’su olan şirketlerin yaklaşık %50’sinde proje başarı oranlarının arttığı gözlenmiş, bunun da şirketi stratejik ve finansal hedeflere ulaşmada desteklediği görülmüş.  Hangi alanlarda katkı sağladığı sorulduğunda da alınan yanıtlar da şu şekilde sıralanıyor:

• Proje yönetim standartlarının belirlenmesi
• Müşteri memnuniyetinde artış
• Verimlilikte artış
• Maliyetlerde düşüş
• Proje yönetimi dışındaki süreçlerin standartlaşması
• Tarihsel proje verilerinin saklanması ve öğrenilmiş derslerin oluşturulması
• Proje yöneticilerine mentörlük sağlanması
• Projelerin önceliklendirilmesi

PYO’nun da birkaç şekli var.  “Stratejik PYO” diyebileceğimiz halinde PYO, şirket üst yönetimine proje seçimi, önceliklendirilmesi ve gelişmelerin raporlanması fonksiyonlarını taşır. “Kurumsal PYO” diyebileceğimiz halinde PYO, kurumsal ölçekteki proje taleplerini toplayıp, projelendirme ve önceliklendirme fonksiyonlarını taşır. “İş Birimi PYO” diyebileceğimiz halinde PYO, iş tarafındaki taleplerin toplanması, birleştirilmesi, projelendirilmesi ve önceliklendirilmesi fonksiyonlarını taşır. “BT PYO” diyebileceğimiz halinde PYO, iş tarafının ilettiği BT taleplerinin projelendirilmesi ve önceliklendirilmesi fonksiyonlarını taşır.

Bir diğer konu da PYO’nun şirketin tamamını görebilecek şekilde , bütün bölümlere eşit uzaklıkta konumlanması, doğrudan Genel Müdür’e bağlı olması, şirket çıkarlarının korunması açısından önemli. Bir bölümün içinde olması durumunda o bölümün çıkarlarını ön planda tutma eğilimi olacaktır. Bağlı olduğu seviyenin düşük olması durumunda da diğer üst yöneticilerden gelecek baskılara boyun eğmek durumunda kalacak ve projeleri etkin yönetemeyecektir. PYO’nun güçlü olması için de PYO’nun yöneticisinin  icra kurulunda temsili önem kazanıyor, burada CPO (Chief Project Officer) rolü öne çıkıyor. Direkt CEO'ya bağlı olmak da oldukça önemli kazanımlar sağlayacaktır. Eğer CEO da başarılı (ilgili makale: Başarılı bir CEO olur muydunuz? ) ise mutlaka PYO da başarılı olacaktır.

Proje Yöneticisi Neden Korkar?

Tüm yöneticilerin korkuları vardır, ekibiyle ilgili, kendi üstündeki yönetimle ilgili, müşterilerle ilgili, şirketin geneliyle ilgili vb. Öte yandan korku insan doğasının en temel reaksiyonlarından (sadece duygu değil, topyekün bir mekanizma olarak düşünülüyor birçok kaynakta) biridir ve hayatta kalmaya yardım eder, aynı zamanda  korkular insanın hayatına yön verir. Hayatta çoğu zaman korkularınıza göre pozisyon alırsınız. Siz farkında olsanız da olmasanız da bu böyledir J

Peki yöneticiler ve özelinde proje yöneticileri nelerden korkar. Çoğunuzun dediklerini duyar gibiyim, “işleri yetiştirememekten”, “verilen bütçeyi aşmaktan”, “işin kapsamını tamamlayamamaktan”, yani kısaca “başarısız olmaktan”. Bu doğru, başka neler diye bakacak olursak, alttaki başlıklar genelde ön plana çıkıyor:

• Ekibi yönetememek, dominant olamamak.
• Çok görünür hatalar  yapmak, beceriksiz görünmek.
• İşlerden bihaber olmak.
• Kontrolü kaybetmek.
• Önemsiz işlere/projelere atanmak (sonucun umutsuz olduğu projeleri de buraya dahil edebiliriz)
• Müşteri memnuniyeti sağlayamamak.
• Üst yönetim memnuniyeti sağlayamamak.
• Şikayet edilmek.

Sizin de ilave edecekleriniz vardır bunlara. Korkusuz insan olur mu, sanmıyorum J Korkuyu yenebilmek/yönetebilmek de işin bir başka boyutu. Çünkü korkuyu yönetebilmek, duygu  ve davranışları, dolayısıyla hayatı yönetmekle aslında eş anlamlı. Dahası ileride “korku yönetimi” diye bir kavram duyarsanız ve bu popüler olursa hiç şaşırmayın. 

Proje ve Stres Yönetimi -1

Proje demek sınırlı bütçe, sınırlı zaman ve belirli kapsam demek. Belirlenmiş kapsama ulaşmak için sınırlı bütçe ve sınırlı zaman da önemli bir stres unsuru demek. Dahası proje demek bir tarafta sizden genellikle imkansızı isteyen müşteri öbür yanda başarısızlık durumunda hesap sormak için bekleyen bir üst yönetimle çalışmak demek. Proje yöneticisi de bir insan ve bu kadar beklenti ve baskıyla nasıl başa çıkacak?

Birçok kaynakta stresten “azı karar çoğu zarar” olarak bahsedilir. İnsanda temel seviyede stres faydalıdır; özellikle motivasyon, başarma isteği ve mücadele azmi için gereklidir.  Ancak stresin fazlası insanın motivasyonuna, enerjisine ve yaşama sevincine olumsuz yansır ve insanı paralize eder. Stres ve yönetimi konusunda birçok makale, kitap ve eğitim bulunmaktadır.  Bunlar günlük stres unsurlarıyla başa çıkmada çok önemli ipuçları vermektedir. Ben proje yöneticisine has olan hepimizin yaşadığı durumlardan örnekler vererek ilerleyeceğim:

Örneğin müşterinizin ve üst yönetimin katıldığı projenizin yönetim komitesinin toplantısında (steering meeting)  sunum yapacaksınız ve projenizde bazı sorun ve riskler var. Ayrıca toplantıya katılan paydaşlardan bazılarının projeden memnun olmadıklarını ve başka sorunları da gündeme getirmesinden endişe ediyorsunuz. Ayrıca sorunların bazılarının sorumluları kendi şirketinizden ve onlarla ilgili müşteri önünde şikayette bulunmanız üst yönetimin tepkisini çekecektir. Projenin gidişatının sorunlu olmasında ilk sizin günah keçisi olmanızdan endişe ediyorsunuz.  Stresi azaltmak için ne yapmak lazım? Öncelikle böyle bir toplantı öncesinde çok iyi bir hazırlık gerekiyor. Müşterileri tek tek ziyaret etmek ve toplantı gündemi hakkında bilgi vermekte fayda var, bu hem müşterinin hoşuna gidecektir hem de sorunları varsa toplantıdan  önce size bilgi vererek bir çözüm/yanıt hazırlamanıza zaman kalacaktır. Müşteri ziyaretinden sonra elinizdeki sorun ve riskleri mutlaka ekiple paylaşıp çözüm önerilerini almakta fayda olacaktır. Bunları topladıktan sonra kendi üst yönetiminizle biraraya gelerek gündeme getireceğiniz konular, toplantıdaki hedefleriniz ve beklentilerinizle ilgili bilgi verin, stratejinizi anlatın ve destek beklediğiniz konuların altını özellikle çizin. Ayrıca geçmiş toplantı sunum ve notlarını inceleyin, buralardan soru gelmesine karşı hazırlıklı olun. Toplantıda gergin olmayın gergin olduğunuz hissedilirse diğer paydaşlar da gerilir ve toplantı istediğiniz gibi gelişmez. Siz sakin olursanız diğer paydaşlar da sakin olacaktır. Velev ki stresiniz oldukça çok ve ne yaptınızsa üstesinden gelemediniz, bu durumda da rahat hareket etmeye ve sakin konuşmaya çalışın, çünkü davranışlar duyguları etkiler ve bir süre sonra vücudunuz da sakinleşir. Diyelim bütün bunlara rağmen bir müşteri oldukça kızgın ve sert suçlamalarda bulunarak projenin başarısız olduğunu anlatıyor. Bu durumda savunmaya geçmeyin, çünkü suçlayan taraf savunma yapmanızı beklemekte ve yanıtlarını ona göre hazırlamaktadır J Sorun(lar)ı anladığınızı teyit için madde madde özetleyin, bu karşı tarafa “seni dinliyorum” mesajı verir ve rahatlatır. Bu sorunlara hemen oracıkta çözüm üretmeye çalışmayın, eğer öyle yaparsanız toplantı amacından sapar, herkes kendi çözümünü anlatmaya çalışır ve beyin fırtınasına dönüşür. Toplantı sonrasında konuları inceleyip ayrıca bilgi vereceğinizi söyleyerek  konuyu toparlayın. Ses tonunuzda tereddüt olmasın, net, açık ve sakin konuşun; bu şekilde sorunların kontrol altında olduğu hissedilir ve gereksiz kaygı oluşmaz. Toplantı sonunda kontrolü mutlaka ele alın, önemli kararları hatırlatın ve tüm katılımcılara teşekkür edin.  

Bu konuda başka örneklerim de olacak, onları ayrıca yazacağım...    

Kestirimin Püf Noktaları

Proje yönetimi yapan profesyonellerin başını en çok ağrıtan konulardan birisi kestirimdir. Birçok kestirim yöntemi vardır. Proje maliyeti ve süresi buna göre şekillenir, proje planı buna göre yapılır. Hepimizin yaşadığı bir durumsa proje bitince bu kestirimden doğan maliyetin ve sürenin aşılmasıdır. SCEA (the Society of Cost Estimating and Analysis) tarafından yapılan bir araştırmaya göre BT projelerinin ortalama olarak başta öngörülenin 2.1 kat uzun ve 1.95 kat pahalı oldukları belirlenmiş. Bu da işin vahametini ortaya koyuyor. Peki ne yapılabilir? Tabi ki ayakları yere basan bir kestirim, bunun için de birkaç faydalı öneri paylaşmaya çalışacağım:

• Proje başında kesin rakamlar yerine aralıklar kullanın. Projenin başı projenin en riskli olduğu ve en az bilindiği noktadır, dolayısı ile bilinmeyenler netleştikçe kestirimi netleştirmek fayda olacaktır.
•  Projeyi fazlara veya küçük paketlere bölerek kestirim yapın.
• Bir iş için tek bir rakam kullanmayın bunun yerine PERT yapın, bu size Beta dağılımı verecektir ve tek bir rakama göre çok daha iyi sonuçlar verdiği kanıtlanmıştır.
• Riskleri dikkate alın.
• Kestirimi diğer ekip üyelerini de katarak yapın. İşte sorumluluğu olmayacak kişilerin iyimser tahminlerde bulunacağını unutmayın. Ayrıca tahmin yapan kişinin tahminden ne derece emin olduğu bilgisini de alıp kullanın.
• Geçmişten gelen veriler varsa mutlaka dikkate alın. Geçmişten gelen verilerde fazla mesai, projenin resmi başlangıcından önceki eforlar vb. yoktur. Bunları da dikkate almak gerekir. Bu da proje bütçesinin %10-15 i arasına denk gelir.
• Çalıştığınız sektöre ve kuruma ait dokümantasyon da zaman alacaktır bunu ilave etmeyi unutmayın. Ayrıca müşteri veya üst yönetimin de onayı gereken durumlar olursa bunları da zaman planınıza mutlaka yansıtın.
• Çalışanları %100 planlamayın, %80 planlayın. Çalışanlar projeye tam dedike bile olsalar tüm mesailerini proje işleriyle geçirmeyeceklerdir.
• Kaynak ilavesinin süreyi aynı oranda düşüreceğini düşünmeyin. Kaynak ilavesi lineer katkı yerine daha marjinal katkılar sağlar. 

Müşteri veya sponsor bitti demeden projenin bittiğini düşünmeyin. Siz tüm teslimatları yapsanız da onay olmadan proje bitmez. Bütün bunların yanında proje ilerledikçe belirli aşamalarda kestiriminizi revize edin, proje yönetim planınızı buna uyarlayın ve paydaşları bilgilendirin.

Bir diğer kritik konu da verimliliktir, çalışanların motivasyonu ve verimliliği sizin kestiriminizi de proje başarınızı da etkileyecektir. Bunu da dikkate almayı unutmayın J