Başka örneklerle açalım, size yeni bir ürün geliştirme için bir kapsam, bütçe ve hedef zaman verildi, siz de Proje Yöneticisi olarak ekibi kurup çalışmaya başladınız, uzun mesailer, zorlu aşamalar derken proje bitti, ürün hazır. Ama o da ne? Piyasaya sunulamıyor, çünkü müşteri olmazsa olmaz bir özelliği kapsamda söylemeyi unutmuş. Projeyi kapatmak istiyorsunuz ama onay verilmiyor, türlü bahanelerle yan çiziliyor, uzun müzakereler başlıyor. Siz bütçe kalmadığını, müşteri de bu haliyle ürünün hazır olmadığı defalarca anlatıyor. En sonunda sırf projeyi kapatabilmek için bu özelliği eklemeye de razı oluyorsunuz, ürün çıkıyor ama rakipler daha hızlı davrandığı için müşteri istediği satışa ve pazar payına ulaşamıyor ve mutsuz oluyor. İçten içe de bu kadar uzatmadan o özelliği ekleseydiniz bu kadar geç kalınmayacağını ve projenin başarısız olduğunu düşünüyor.
Bir başka örnek, bir ürüne yeni bir özellik ekleme projesi size ve ekibinize veriliyor. Çalışıp didinip "hedeflere" ulaşıyorsunuz, özellik ekleniyor, ama istenen faydayı sağlamıyor. Başka bir ekibin yaptığı başka bir özellik sizin eklediğinizi işlevsiz kılıyor. Müşteri yine mutsuz. Proje kağıt üzerinde başarılı ama beklenen katma değer yok.
Daha fazla örnek vermek mümkün.Projede başarıyı etkileyen birçok konu var (ilgili makaleler: Projelerde Başarı). Burada bahsettiğim durumlar daha çok kapsam, bütçe ve zaman yönünden başarılı olduğu halde başarısız olarak görülen projelerle ilgili. Siz de hevesle çalıştığınız ama kullanılmayan ürünler/kabiliyetler üreten projeler görmüş ve hayal kırıklığı yaşamışsınızdır. Burada projenin sadece kapsam, bütçe ve zaman yönetiminden ibaret olmadığı, asıl hedefin müşteri veya paydaşlara istenen katma değerin sağlanması olduğunu unutmamak gerekiyor. Müşterinin nihai hedefi kimi zaman pazar payında artış, kimi zaman satışta artış, kimi zaman rakiplerinden önce ürün çıkarmak, kimi zaman sektörde stratejik bir konum olabilir. Müşterinin arka planda düşündüğü strateji, taktik her ne ise o bilinmeden yapılan projede, istenen fayda sağlanamamakta; ne kadar "başarılı" dense de müşteri nezdinde projenin "başarısız" addedilmesine neden olmaktadır.
Bu noktada iki konu öne çıkıyor, ilki müşterinin proje sonrasında ortaya çıkan üründen/çalışmadan beklentilerinin ve statejik, taktiksel hedeflerinin iyi anlaşılıp proje hedeflerinin ve proje başarı kriterlerinin bunlara göre ayarlanması. İkincisi de müşterinin aslında tam neye ihtiyacı olduğunu anlamak için projenin açılışından önce bir "proje ihtiyaç analizi" çalışması yapılması. Proje ihtiyaç analizinde temel olarak alttaki soruların yanıtlanması açılacak projenin sağlığı açısından kritiktir:
- Proje istenen alandaki mevcut durum nedir? SWOT analizi sonuçları nelerdir? Örneğin piyasa payı, pazar büyüklüğü, ürünlerin ve rakiplerin özellikleri, tehditler, fırsatlar...
- Gidilmek istenen ana hedef ve tali hedefler nelerdir?
- Hedeflere gitmek için hangi enstrümanlar (ürün, süreç, kaynak vb.) mevcuttur?
- Yürüyen başka projeler var mıdır, bunların hedefleri nelerdir? Farklı proje hedefleri senkronize midir?
- İş modeli nedir? Hedeflenen iş akışları net midir?
- Fizibilite yapılmış mıdır? ROI, NPV vb. finansal veriler ortaya konmuş mudur) (ilgili makaleler: Finans )
- Çalışma ve proje modeli nedir? Yeni proje açılması gerçekçi bir seçenek midir?
- Üründen beklentiler nelerdir?
Bu sorulara genel geçer yanıtlar almak da yeterli değil. Müşterinin sizi ikna edebilecek yanıtlar vermesi için sorularınızı açın. Siz de bir proje açılmasına ikna olduktan sonra proje açılışına geçin. Bu sayede hem müşteri beklentilerini size aktarmış olacak hem de "proje istiyorum" demenin ötesine geçerek sizi ve aynı zamanda kendini projenin gerçekten gerekli olduğuna ve doğru işin istendiğine ikna etmeye çalışacaktır.
Özetle proje yönetimi sadece "işi doğru yapmak" değil aynı zaman "doğru işi yapmak" olarak düşünülmelidir. Proje ihtiyaç analizi de doğru işi başlatmak için bir enstrümandır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder