Ürün ve Proje Yönetimi

Projeleri yapılış amacına göre iki farklı kategoride toplayabiliriz: Süreç ve Ürün. Süreç projelerine burada değinmeyeceğim, ayrıca bir yazıyı hak edecek kadar geniş bir kavram. Bu yazıda ürünün yaşam döngüsü ve projelerden bahsetmek istiyorum. Peki, ürün nedir? Ürünü hepimiz biliriz, kimi zaman gözle görülen, elle tutulan, kimi zaman görülemeyen tutulamayan ama var olan eserdir. Her ürünün bir yaşama ömrü vardır, o da tıpkı canlı varlıklar gibi, doğar, gelişir-değişir, olgunlaşır, geriler ve ömrünün tamamlayıp ölür. Ürünün yaşamını bu şekilde tanımlayan ürün yaşam döngüsü teorisi Raymond Vernon tarafından ortaya konmuştur.

Ürüne bu yaşam döngüsü içinde bir veya genelde daha fazla proje de eşlik eder. Ancak ürün ve proje elbette aynı şey değildir ve ürün miadını tamamlamadan proje tamamlanabilir. 15 yıl boyunca çalıştığım projelerde gördüğüm en temel yanılgılardan biri özellikle müşteri ve üst yönetimin ürün ve projeyi özdeş görmesi, hatta ürün miadını doldurana kadar proje kapanışına sıcak bakılmamasıdır. Bu da projeyi yöneten bizler için çoğu zaman çıkmaz bir durum yaratmaktadır. Ayrıca planı sadece kağıt üzerinde olan projelerde (ilgili makale: Plansız Proje Olur mu?) bu çıkmaz daha da zorludur. Hatta kimi zaman bu durumu kabullenir ve çaresi olmadığını düşünürüz (ilgili makale: Öğrenilmiş Çaresizlik). Alttaki türden müşteri veya üst yönetim görüşleri duymuşsunuzdur: "Proje tamamlanmadı, çünkü

• ürün istediğimiz seviyede değil
• daha yapılacak yeni özellikler var
• ürün daha bitmedi"

Ürün ve proje yaşam döngülerinin aynı şeyler olmadığını, bir ürün için birden fazla proje gerektiğini anlatmışızdır. Böyle durumlarda çoğu zaman karşı tarafın şüpheli bakışlarına muhatap olup, "projeyi kapatıp işten sıyrılmak istiyor" düşüncelerine konu oluyoruz. Peki çıkış yolu nedir?  Ürün projelerini sınıflandırmak, bunu proje yönetim sürecinde tanımlamak ve şirketin genelinde kullanılır kılmak. Ürün projeleri genelde iki tipte ortaya çıkıyor:

• Yeni ürün projesi
• Ürün iyileştirme projesi

Yeni ürün projesi, adı üstünde çıktı olarak yeni bir ürün çıkaran proje. Örneğin, yeni bir otomobil, yeni bir deterjan, yeni bir bina, yeni bir yazılım... Ürün ortaya çıktıktan sonra bu proje kapatılıp operasyona devredilebilir. Operasyon esnasında da belli iyileşmeler sağlanabilir. Eğer ürünün yaşam döngüsündeki gelişme-değişme ihtiyacı yoğun ise belli bir noktada aynı ürün için ürün iyileştirme projeleri açılabilir. Örneğin, otomobilde makyaj (face-lift) projesi, deterjanda geliştirme projesi, binada restorasyon projesi, yazılımda iyileştirme projesi gibi. Bir ürün için birden fazla ürün geliştirme projesi açılabilir. Bunlar peşpeşe olabileceği gibi, arada operasyona devir yapılıp belli bir süre sonra da açılabilir.

Hangi aşamada ürün geliştirme projesi açılacağını, pazar, rekabet, kurumun kaynakları ve stratejisi belirler. Burada projeye gerçekten ihtiyaç olup olmadığını proje ihtiyaç analizi (ilgili makale: Proje Başarı Kriterleri ve Proje İhtiyaç Analizi) ile belirlemek gerekir. Zamanlaması iyi ve içeriği doğru düzenlenmiş ürün iyileştirme projeleri, ürünün yaşam süresini uzatır, rekabet etmesini kolaylaştırır.
Yeni ürün projesi ve ürün iyileştirme projelerinin yönetimlerinde de farklılıklar vardır. En temel fark kapsam yönetimiyle ilgilidir. Yeni ürün projelerinde ortada bir ürün olmadığı için hayaller ön plandadır. Bu tip projelerde mümkün olduğu kadar prototiplemeden yararlanılmalı,  örnek görülmeye çalışılmalı ve kapsam buna göre düzenlenmelidir. Bazı endüstrilerde bu yaklaşım yerleşiktir, örneğin yeni bir uçak için prototip yapılıp mutlaka rüzgar tünelindeki performansına bakılır. Ürün iyileştirme projelerinde ise ürün bellidir, ürünün neye ihtiyacı olduğu da az çok bellidir. Burada kritik nokta ise projeye başlarken kapsam iyi belirlenmeli ve ürün hayatta olduğu için proje esnasında doğacak yeni ihtiyaçları yönetmek için değişiklik yönetimi kuralları konusunda paydaşlarla el sıkışılmalıdır. Aksi duruma bir türlü tamamlanamayan bir kapsam listesi ile başbaşa kalınabilir.