Kazanılmış Değer Analizi Güvenilir mi?

Çoğumuzun duyduğu, bildiği üzere Kazanılmış Değer Analizi veya namı değer Earned Value Analysis (EVA veya EVM), projelerde sıkça kullanılan bir izleme yönetimidir. Bu yöntemin ne zaman güvenilir olduğunu tartışmadan önce kısaca ne olduğunu hatırlatmak isterim. Bilenler için tekrar olabilir, kısaca temel prensiplerini açıklamak isterim. Temel olarak projenin sağlık göstergesi kabul edilen iki parametre üretir, ilki Maliyet Performans Göstergesi veya CPI (Cost Performance Index). Bu parametre projenin herhangi bir andaki üretilmiş değer veya kazanılmış değer ile o değeri üretmek için ortaya konan gerçek maliyetin oranıdır, proje bütçe sağlık durumunu gösterir. Bu değer, her şey plana uygunsa 1.00 olur, planlanandan daha fazla maliyet oluşuyorsa payda büyüyeceği için 1'den küçük, eğer planlanandan daha az maliyetle ilerleniyorsa, 1'den büyük olur. Diğer parametre ise Takvim Performans Göstergesi veya SPI (Schedule Performance Index). Bu parametre, projenin herhangi bir andaki üretilmiş değer veya kazanılmış değer ile planlanan değerin oranıdır, proje takvim sağlık durumunu gösterir. Bu değer, herşey plana uygunsa 1.00 olur, planlanandan yavaş ilerleniyorsa payda büyüyeceği için 1'den küçük, eğer planlanandan daha hızlı ilerleniyorsa, 1'den büyük olur.

CPI ve SPI değerlerini Proje Yöneticisi kendisi mi hesaplar? Genelde hayır, proje yönetim aracı hesaplar, örneğin MS Project, RPM vb. Peki bu değerler güvenilir midir? Proje Yöneticisine bağlı. Hangi proje yönetim aracını kullanırsanız kullanın, EVA'nın özü olan "Kazanılmış Değer" (EV) hatalı olabilir. Çünkü araçlar, Kazanılmış Değer'in somut olarak ne olduğunu bilmedikleri için iş paketlerinde, EV'yi bulmak için kalan iş miktarını (Estimate To Complete-ETC) kullanırlar. Aşağıdan yukarı doğru iş kırılım yapısına göre değerler toplanarak projenin genel sağlığı gösterildiği için tam da bu noktada iki konu kritiklik kazanır, ilki iş paketlerinin yeterli ve anlamlı seviyede detaylı olması, ikincisi iş paketlerini atadığınız kişilerin bunlara efor/maliyet vb. girişlerini yaparken kalan iş miktarını da düşünerek gerekiyorsa ETC değerinin revize edilmesidir.

• İş paketlerini yeterli ve anlamlı kazanımlar detayında planladığınızda bunların tamamlanma durumu doğrudan projeye etki edecektir. Çok yüzeysel ve üst seviye yapılan planlarda, detayda tamamlanan işler EVA'ya bitmiş ve kazanılmış değer olarak yansımayacağı için üst seviyedeki planın tüm alt başlıklarının bitmesini beklemek durumunda kalır. Bu da projenin kazanılmış değerinin üst seviye işler bitene kadar gerçeği yansıtmaması anlamına gelir.
• Diğer konu olan ETC değerlerinin revize edilmesi de oldukça kritiktir, çünkü tamamlanan işin, toplam işin ne kadarına denk geldiğini hesaplayabilmek için ETC elzemdir. Eğer revize edilmezse, plandaki hali hesaplamaya katılacak ve ETC sıfırlandığı anda sanki değer kazanılmış gibi hesaplamaya dahil olacaktır, bu da ciddi bir yanılgı oluşturacaktır.

Yukarıda bahsettiğim detayların önemi CPI ve SPI değerleri 1 ve üzeri olduğu halde geciken veya bütçesini aşan projelerle veya dramatik değişimler içeren veya zikzaklar çizen CPI ve SPI grafikleri ile sabittir :) Kazanılmış Değer Analizi'nin güvenilir sonuçlar vermesi proje yöneticisinin doğru ve detaylı planlamasına ve de ekibin gelişmeleri bu plana doğru yansıtmasına bağlıdır.