Çevik Yöntemlerde Retrospektif

Retrospektif (kimi yerlerde “geçmişe bakış” olarak geçiyor, TDK sitesinde tanımlı olduğu için bu haliyle kullanıyorum), çevik yöntemlerde daha önce yapılanların değerlendirildiği bir aşama olarak karşımıza çıkıyor. Özellikle iterasyon retrospektifi sık duyulan ancak içeriği hakkında fazla bilgi bulunmayan bir kavram. Bugün bu konuyu ele alıp “neden yapıyoruz”, “nasıl yapıyoruz”, “nelere dikkat etmeliyiz” sorularını yanıtlamaya çalışacağız.

Çevik yöntemlerde retrospektifin çıkış noktası hiçbir sürecin mükemmel olmadığı, iyileştirilebilecek yönleri olduğu gerçeğidir. İyinin daha iyisi hep vardır. Ayrıca değişime ayak uydurabilmek için her zaman geçmişte yapılanları inceleyip ders çıkarmak gerekir. Esasında sadece çevik yöntemlerle sınırlı değildir bu yaklaşım, tüm projelerinizde ve proje dışı işlerinizde geçmişe bakıp değerlendirme yaparak dersler çıkarmak ve iyileştirme yapmak mümkündür.

İterasyon retrospektifi en bilinen türüdür, iterasyon sonunda yapılır ve tüm ekibin katılımı istenir. Bunun dışında sürüm (release, çevik yöntemlerdeki anlamı tam da sürüm değil aslında, buna uygun başka Türkçe kelime önerisi varsa ve iletebilirse çok memnun olurum ) retrospektifi, proje retrospektifi de yapılır. Zamanı önceden planlanmamış sürpriz retrospektifler yapmak da mümkündür. Retrospektif yaparken izlenebilecek adımları altta iletiyorum, bunlar zorunlu olmamakla birlikte faydayı artırdığı tecrübe edilmiştir:

• Temel Talimat: Retrospektifler kişileri eleştirmek veya başarısızlıkları ortaya dökmek için yapılmaz. Bilakis herkesin tüm gayreti ile çalıştığı varsayımı üzerine hangi iyileri daha iyi yapabileceğimize dönük yapılır. Bunun altını net bir şekilde çizecek ve ekibi motive edecek bir “cümle” temel talimat olur. Herkesin bu talimatta mutabık kalması gerekir. Retrospektifin bu temel talimata göre yönetilmesi gerekir. Örneğin “Amacımız bağcı dövmek değil, üzüm yemek, daha iyi üzümleri yiyebilmek için buradayız. Lütfen kimseyi eleştirmeden sadece nasıl daha iyi üzüm yiyebileceğimiz üzerine düşünüp görüşlerinizi aktarın.”
• Beyin Fırtınası: Herkesin temel talimatta mutabık kalmasının ardından  bu aşamaya geçilir. Bu bölüm açık uçlu sorularla başlatılabilir. Sorulara gelen yanıtlarla kendiliğinden derinleşecektir.  Önemli tespitlerin herkesin görebileceği bir yere örneğin yazı tahtasına yazılması sonraki aşamalar için faydayı sağlayacaktır. Alternatif olarak bu bölüme başlarken yazı tahtasına sırasıyla şunlar ve istenirse ilave başlıklar yazılır: Eğlenceli/ Sıkıcı, Kolay/ Karmaşık, Benzer/ Farklı. Sonrasında bütün ekip üyelerinden bu başlıklara girebilecek konularla ilgili bu iterasyona ait deneyimleri istenir. Tüm ekip, öncelikle kendi önündeki kağıtlara yazar. Hangi deneyimleri artırıp neleri azaltmak istedikleri sorulur, bunlar da yazılır. Sonrasında sırasıyla herkesin görüşlerini açıklaması istenir. Aynı fikirde olunan konulara + eklenir.  Artırılması istenenlerin nasıl yapılabileceği sorularak konular tartışmaya açılır. Böylelikle iyilerin neler olduğu ve nasıl daha iyi olabilecekleri ekip tarafından ortaya konur.
• Sessizlik: Bu aşamada herkes susarak yazılanlarla ilgili ve bir sonraki iterasyonda nelerin iyileştirilebileceği ile ilgili düşünür. Fikirlerin tüm ekip tarafından anlaşılması ve hazmedilmesi için bu aşama çok önemlidir. Bu yapılmazsa toplantıda çok konuşan kişilerin sürüklediği dengesiz ve ekibin tamamını içine alamayan bir sonuç ortaya çıkar. Söz gümüşse sükut altındır sözü bu aşamayı çok güzel tarif eder.
• Oylama: Bu aşamada herkes tahtada yazılmış konulardan bir tanesini seçerek bir sonraki iterasyonda iyileştirilmek üzere işaretler. Çoğunluğun seçtiği konu tüm ekibin bir sonraki iterasyonda odağı olur.
• Odaklanma: Seçilen konuya tüm ekip odaklanarak nasıl iyileştirilebileceğine dair yeni görüşlerini belirtir.  Bir sonraki iterasyonda bu konudaki iyileştirme ekibin tamamı tarafında anlaşılıp kabul edilebilecek bir hedef cümlesine dönüştürülür.

Retrospektiflerde dikkat edilecek konulardan ilki tüm ekibin katılımdır. Tüm ekip üyelerinin konuşup görüş vermesi ve aktif katılımı, yapılan değerlendirmeyi daha da değerli kılacaktır.  Orada olmayan ekip üyeleri haliyle sonraki iterasyonun amacını kaçırması olasıdır.

Diğer dikkat edilmesi gereken konu retrospektif esnasında kişisel suçlama veya eleştirilere fırsat verilmemesidir. Eğer buna fırsat verilirse konu kolaylıkla çığırından çıkıp karşılıklı eleştiri boyutuna taşınabilir.

Son konu da retrospektifin süresinin sabit tutulmasıdır (time-boxing) ki bu da sürecin uzayıp konunun dağılmasını önleyecektir.

Başarılı retrospektifler çevik yöntemlerde (ilgili makaleler: Çevik Yöntemleri Uygulayabilmek, Çevik Yöntemlerde İş Analizi, Çevik Yöntemlerde Ekip Liderliği, Çevik Yöntemlerde Test Yönetimi ) ilerlemenin anahtarıdır. Retrospektiflerin iyileşmeye katkı yaptığı ekip tarafından görüldükçe, retrospektiflere olan motivasyon da artacaktır.