Çevik Yöntemlerde Proje Yönetim Ofisi’ne (PYO-PMO) İhtiyaç Var mı?

Proje Yönetim Ofisi’nin (PYO, Project Management Office-PMO) projeler arası eş-güdüm sağlayan, projeleri izleyen ve raporlayan bir organizasyon parçası olduğunu daha önce aktarmıştık (İlgili Makale: Proje Yönetim Ofisi (PYO - PMO) Ne İşe Yarar? ). Öte yandan çevik yöntemler, hem kurumsal ölçekte hem de proje ölçeğinde çalışma şeklini temelinden değiştirmekte; gerek sunduğu roller, gerek değerleri, gerekse öncelikleriyle iş yapış tarzını tamamıyla farklı bir yöne doğru çevirmekte (İlgili Makaleler: Çevik Yöntemlere Yolculuk, Çevik Yöntemlere Geçerken Direnç Noktaları, Çevik Yöntemlerde Sık Yapılan Hatalar). Çevik yöntemlere geçişle birlikte proje yöneticilerine ne olacağı, onlara ihtiyaç kalıp kalmadığı başlı başına bir tartışma konusu. Biz bu yazıda farklı bir noktaya odaklanacağız: Çevik Yöntemlerde PYO. Çevik yöntemlerin hemen hepsi kendini organize edebilen takımlardan ve bu takımların müşteriye doğrudan sunabildiği ürünlerden bahsediyor. Planlama bu takımlara bırakılıyor. Yine ilerlemenin izlenmesi de takımın kendi başına yapabildiği bir aktiviteye dönüşüyor. PYO’ya yapacak iş kalmıyor gibi görünüyor. Bu durumda çevik dönüşüm yapılan kurumlarda, bin bir zahmetle kurulmuş PYO’nun kapısına kilit mi vurmalı? 

Çevik yöntemleri kullanırken de PYO’nun katkıları olabilir. Çevik projelerle çalışılan ortamlarda PYO’nun da çevik çalışmayı destekleyici bir yapıya bürünmesi, kurumsal çevikliği artırıcı alanlara odaklanması gerekir. Ancak bu şekilde çalıştığı zaman “Çevik PYO” demek doğru olur. Çevik PYO, temel olarak alttaki alanlarda katkı sağlayabilir:

• Ürün Yönetimi: Çevik PYO, portföydeki tüm ürünlerin durumları ve ürünler arası bağımlılıkların koordinasyonu konusuna odaklanabilir. Bu sayede Ürün Sahipleri (Product Owner), Ürün Talep Listelerini (Product Backlog) düzenleme, maddelerin önceliklerini büyük resmi görerek daha iyi belirleme şansına sahip olacaklardır. Özellikle Ürün Yol Haritaları (Product Roadmap) arasındaki eş güdümde de önemli rol oynayacaktır.
• Proje Başlatma: Proje taleplerine doğru Ürün Sahibi’nin belirlenmesi, projelerin çalışmaya değer olup olmadıklarının tespiti gibi konularda kurumsal ölçekte katkı sağlayacaktır.
• İnsan Kaynakları: Çevik takımların kendini yönetebildiğini biliyoruz. Çevik PYO’nun takım içi işlere karışmasını beklemiyoruz. Ancak takımı kurarken doğru takım üyelerinin belirlenmesi ve bir araya getirilmesinde Çevik PYO’nun katkısı olacaktır.
• Metrikler: Projeler içinde takımların kullandığı İlerleme Grafiği (Burndown Chart), Hız (Velocity) vb. metriklerin (İlgili Makale: Çevik Yöntemlerde Performans Ölçümü) konsolide edilmesi ve üst yönetim  için kurumsal ölçekteki durumun gösterilmesi de Çevik PYO’nun görev alanına girecektir. Burada önemli nokta Çevik PYO’nun yeni bir dolu metrik üretip takımların bu bilgileri sağlaması yönünde bir yaklaşımda bulunmamasıdır, çünkü takımlara ek iş yükü çıkarılmaması bekleniyor.
• Uyum: Takımların takım dışı kurumsal ortamlarla uyumu, takımlar arası uyum, üst yönetim ve takımların iletişimi ve uyumu Çevik PYO’nun çalışma alanına girmektedir.
• Eğitim ve Koçluk: İç ve dış eğitmenlerle iş birliği içinde takımların ihtiyaç duyduğu eğitimlerin planlanmasında Çevik PYO görev alacaktır. Ayrıca yeni başlayan çevik takımlara Çevik PYO içinden veya dışından bulacağı deneyimli kişilerle koçluk hizmeti de verebilmesi gerekir. İdealde çevik danışmanların ve koçların Çevik PYO çatısı altında toplanmasıdır. Kurumda yeterince bu tecrübede koç yoksa dışarıdan da alınabilir.
• Çevik Metodoloji Seçimi: Çevik dünyada birçok farklı yaklaşım/yöntem/metodoloji bulunmaktadır. Kurumlar genelde dönüşüm yolculuklarında temel bir yöntemin örneğin Scrum veya Kanban’ın adaptasyonu ile sürece başlamaktadır. Tüm ürünler, projeler, müşteriler ve takımlar aynı olmadığı için bazen birden fazla yöntemin de kullanılması gerekebilir. Hem yöntem seçilmesinde hem de farklı ekiplerin farklı yöntemleri kullanmasında Çevik PYO’nun  desteği olacaktır. 
• Sürekli Gelişim: Çevik yaklaşımın en temel özelliği olan sürekli gelişim ve daha iyiyi aramada, hem takımlar özelinde hem de kurumsal ölçekte Çevik PYO kılavuzluk yapabilir. Dünyadaki yeniliklerin takımlara akmasına yardımcı olabilir. Kurumsal ölçekteki gelişim aktivitelerini koordine edebilir.

Bütün bu faaliyetleri yaparken Çevik PYO’nun en belirgin özelliği diğer çevik rollerde olduğu gibi dinleyen, katkı sağlayan ve işleri kolaylaştıran tarafta olmasıdır (İlgili Makale: Çevik Yöntemlerdeki Rollere Uygun Profiller). Direktif veren, yöneten ve tepeden bakan bir yaklaşım çevik prensiplere uygun olmayacaktır. 

Her çevik kurum için Çevik PYO gerekli mi? Olmayabilir. En temel yalın öğreti “israfı önle” gözlüğünden baktığımızda kurumun büyük olmadığı durumlarda; takımların uzun yıllardır çevik yaklaşımla birlikte çalıştığı ortamlarda; sürekli gelişimi herkesin içine sindirip uygulayabildiği yerlerde; eğitim, koçluk ve uyum konularının işlediği yapılarda Çevik PYO gerekli olmayabilir. Çevik PYO’nun gerekliliğini artıları ve eksileri ile her kurum özelinde ayrı ayrı inceleyip karar vermek en doğrusu olacaktır.